Dit onderdeel van de cursus gaat over het bewaren van uw ingevoerde of verkregen gegevens.
Dit kunnen documenten, foto's, muziek, video's en andere soorten bestanden zijn.
In de punten op de vorige pagina ziet u waar u zo al uw gegevens op kunt bewaren. Maar welk medium u ook kiest, de gegevens moeten allemaal een naam en een toevoeging c.q. extentie hebben. Een naam dient om het bestand te kunnen vinden en te onderscheiden van andere bestanden met dezelfde toevoeging.
Een toevoeging/extentie is nodig, omdat de computer moet weten met welk programma het bestand, later, eventueel geopend of aangepast kan/moet worden.
Als we gegevens bewaren met de naam "test.txt" dan wordt door de ".txt" extentie het programma Notepad aan dit bestand gekoppeld.
.JPG duid op een foto, .MP3 is een muziek bestand en .DOC een document.
Naast een naam, extentie en inhoud, kan een bestand nog veel meer informatie bevatten de zogenaamde MetaData. Bij een foto wordt ook informatie opgeslagen over de datum en tijd van de opname, met welk toestel type, welk diafragma, sluitertijd enz. enz. Sommige velden worden door een camera niet ingevuld, zoals Titel of onderwerp. Deze velden kan men achteraf via de Computer invullen en bij het zoeken of ordenen van deze bestanden kan men de betreffende kolommen aan het overzicht toevoegen en gebruiken bij het sorteren of opzoeken.
Dit geld voor alle overige bestandextenties, onder Windows kunt u met de rechter muisknop op een bestandnaam klikken en vervolgens kiezen voor eigenschappen en dan details. In Windows explorer kunt op de kolomheaders klikken met uw rechtermuis en vervolgens kolommen uitzetten of via meer een selectie maken welke kolommen u allemaal wil toevoegen aan het overzicht. Uw selectie wordt per subfolder opgeslagen.
Nutuurlijk is niet iedereen opgeleid tot Archivarus, maar met een beetje logisch nadenken kan men een heleboel uitdagingen voorkomen.
Als u veel bestanden bewaard dan is het aan te raden om na een folder naam, subfolders te maken per jaar! Nieuwe bestanden komen dan onder hun juiste folder en kan een eventuele backup of restore korter en snellerwerken en terug gezet kunnen worden. Van oudere jaren zou men de bestanden kunnen aanpassen door ze op "alleen lezen" te zetten, zodat een backup altijd de juiste versie heeft.
Ik raad iedereen aan om altijd een tweede schijf in uw systeem te zetten, want als de systeem schijf ooit problemen geeft, dan zijn uw belangrijkste gegevens hopelijk veilig op die andere schijf. Maak standaard een Data of gegevens folder aan en zet daar al uw belangrijke gegevens in hun eigen subfolder. Bij een backup hoeft u dan alleen maar de x:\data of x:\gegevens op te geven en niet elke folder apart.